Administrative & Office Manager

HostnFly est à la recherche de son / sa prochain(e) Admin & Office Manager à Paris. Ta mission sera de supporter la direction et les équipes sur les sujets administratifs et financiers, de t'occuper de la gestion du bureau, d’aider à organiser les évènements d’Hostnfly et d’onboarder les nouveaux employés et City Managers (partenaires Hostnfly).

Ta mission en détail :

Administratif et vie de bureau

• Accueillir les visiteurs

• Gérer le courrier

• Assurer la bonne tenue des locaux

• Suivre les stocks des fournitures et consommables et gérer les approvisionnements

• Organiser les évènements internes (1 afterwork par mois, 2 offsites par an, les CM days)

Ressources humaines

• Gérer l’onboarding des nouveaux arrivants (matériel, agenda des premiers jours, accès aux outils, inscription sur Payfit, Alan, Swile, médecine du travail…) et l’offboarding

• Gérer la flotte d'ordinateurs et d'équipements des salariés

• Préparer les fiches de paie sur Payfit

Comptabilité (avec l’accompagnement du CFO)

• Traiter les factures fournisseurs dans Pennylane

• Gérer les notes de frais et justificatifs

• En charge du suivi des dépenses administratives (loyers, abonnements etc…)

Support à l'équipe animation en charge des City Managers

• Gérer l’onboarding de nos nouveaux City Managers (accès aux outils) en lien avec l’équipe Animation

• Gérer l'envoi de récapitulatifs de facturation aux City Managers en lien avec l'équipe Animation

• Gérer des relances de mise en conformité de nos City Managers